OUTLOOK UTILISATION OPTIMISEE et PERSONNALISEE - INDIVIDUEL
Formation créée le 21/11/2022. Dernière mise à jour le 07/06/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Formation ciblée sur les besoins de l'entreprise. Pour chaque entreprise et chaque salarié il est créé un programme spécifique. Toutefois le tronc commun présenté ici reste la colonne vertébrale de la formation. L'objectif est que chaque participant s'améliore dans l'utilisation d'OUTLOOK au quotidien. Le niveau de pratique sur OUTLOOK étant très différent d'une personne à l'autre, un accompagnement individuel est assuré pendant la fomation.
Objectifs de la formation
- Utiliser plus souvent, et de manière fluide OUTLOOK
- Optimiser ses process
- Gagner du temps
- Optimiser la gestion des mails et des contacts
- Optimiser la gestion d'un agenda partagé
Profil des bénéficiaires
- Salariés et dirigeants de toute entreprise ayant OUTLOOK
- Ceux et celles ayant fait le QUIZZ permettant d'évaluer le niveau avant formation
Contenu de la formation
-
Connaissance d'OUTLOOK
- 1. C’est quoi Outlook ? Et niveau de connaissance du client Explication générale du logiciel Outlook : il sert à quoi ? Explication des réponses au quiz de niveau des apprenants et des niveaux de chacun : débutant / intermédiaire / expert
-
L'AGENDA
- Mettre des couleurs pour différencier un évènement Transformer un mail en RDV. Créer une réunion TEAMS. Consulter les plages de disponibilités des invités. Planifier des RDV périodiques (en heures ou en journée entière). Joindre 1 ou plusieurs mail(s) / fichier(s) ou lien hypertexte à un RDV. Rendre privé un RDV (contenu du RDV non visible des autres utilisateurs). Mettre des rappels avant le RDV.
-
MENU CONTACTS
- Créer des groupes de contacts Créer des catégories de couleur part type de contact. Différents affichages des contacts et paramétrages des champs (colonnes) d’information Possibilité de rendre privé ou public une fiche contact.
-
MENU TACHES
- Créer des listes de tâches à faire. Planifier une date de début et de fin Affecter une tâche à une ou plusieurs personnes. Transformer un mail en tâche pour assurer un suivi de l’action.
-
MENU MAIL
- LECTURE rapide : • Lire les mails avec la fenêtre de lecture • Afficher un aperçu de 1 à 3 lignes du mail. • Afficher les mails sous forme de conversation : tous les mails sont regroupés par sujet
- VISIBILITÉ d’un mail – mise en forme conditionnelle : • Mettre en évidence un mail reçu d'un destinataire précis. • Mettre en évidence un mail où vous êtes en copie (cc) ou bien en destinataire (à) unique
- ECRITURE de mail facilité : • Créer des signatures et les paramétrer en fonction du sens du mail (nouveau, réponse, transfert) • Créer et utiliser des mails modèles • Créer et utiliser des paragraphes types (QuickPart)
- RÉPONDRE automatiquement : • Envoie automatique d’un message lors d’une absence • Envoie d’une réponse automatique à un expéditeur précise avec un mail modèle (voir thème n° 5 : organiser avec les règles)
- S’ORGANISER avec les règles : • Rester organisé : ces règles vous aideront à filtrer, classer et suivre des messages. • Rester à jour : ces règles vous avertissent lorsque vous recevez un message qui correspond à un ensemble spécifique de critères. • Règles personnalisées : il s’agit de règles que vous créez selon vos besoins.
- 6. Bonnes pratiques de gestion des mails • Dossiers favoris, recherches et suivi • Actions rapides en 1 clic • Activer / désactiver les notifications • Gestion efficace avec la règle des 7D
TEAM4YOU conseille et accompagne les indépendants à fort potentiels et les entreprises en mutation. L'activité est organisé autour de 4 axes : le recrutement la chasse de tête, le portage administratif d'indépendants, le conseil et l'accompagnement des entreprises, et la Formation professionnelle. TEAM4YOU est certifié QUALIOPI pour la formation, la VAE et les Bilans de Compétences. Elle s'appuie sur l'expertise d'indépendants immatriculés ou de personnes en portage salarial. La gestion de la formation, sur le plan administratif est assurée, SARAH MOSSÉ . La dirigeante s'appuie sur des ressources externes de spécialistes. A chaque action de formation, un(e) consultant(e) sera identifié au plus près de vos besoins et proposé parmi la quarantaine de spécialistes qui côtoient régulièrement TEAM4YOU. Nos valeurs : https://team4you.fr/entreprises/nos-engagements-et-valeurs/
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.